המדריך לשולח האימייל העסקי

לא, לא חזרתם בזמן לשנות ה-90 המאוחרות. אנחנו עדיין כאן, בעידן החושך. ובכל זאת, נראה שיש דברים שלא נס ליחם, או ליתר דיוק – דברים שלא משתנים.

בישראל, כידוע, אין ממש תרבות דיבור. לא באינטרנט ולא מחוצה לה. העובדה העצובה הזו נגררת גם לתוך העולם העסקי. צורות פנייה והתבטאות שהיו מעוררות זעזוע עמוק בכל מקום מתורבת אחר בעולם (או לפחות תמיהה והרמת גבה), מקובלות לחלוטין בכל אמצעי התקשורת העסקיים בארץ – מ-SMS ועד מכתבים מודפסים.

יש לי נוכחות אינטרנטית די רחבה, ואני מקבלת המון פניות דרך האתרים שלי, שבכולם יש אמצעי התקשרות כאלה ואחרים. האתר של The Shark Lady מזמן הרבה מאוד פגישות עם תרבות השיחה הישראלית הפרטית והעסקית, חלקן הגדול משונה, מתמיה, משעשע וגם עצוב מעט. מילא זה שאנשים לא טורחים להציג את עצמם בשמם המלא או אפילו הפרטי, מילא שגיאות הכתיב והסלנג המביך מהפייסבוק – אבל כשאתם שולחים מייל שמסתכם ב"היי, צרי קשר" ומספר טלפון, בלי שום אינפורמציה נוספת, מה בדיוק עובר לכם בראש? אז נכון שכל ליד הוא פוטנציאל לעסקה ולכסף – אבל צורה כזו של שליחת מייל מבטאת בעיקר את חוסר רצינותו של השולח, עניין שיכול בקלות רבה להיגרר לתוך עסקה פוטנציאלית ולהפוך אותה להפסד.

התירוץ המקובל של שולחי המיילים הקריפטיים, הוא שהם לא אוהבים לשלוח דואר אלקטרוני או לתקשר בצורה כזו. דואר אלקטרוני, חברים יקרים, הוא צורת תקשורת עסקית נפוצה במיוחד, שאי אפשר בלעדיה. גם אם אתם לא רוצים לכתוב את האיליאדה של הומרוס במייל, יש עדיין כמה דברים בסיסיים שצריך להקפיד עליהם כששולחים דואר אלקטרוני עסקי.

הנה כמה טיפים לשולחי דואר אלקטרוני בעולם העסקים:

  1. הציגו את עצמכם – לא חייבים לתת מספר תעודת זהות ומידת נעליים, אבל כדאי ורצוי לתת מידע בסיסי. למשל, שם פרטי, שם העסק, מספר טלפון או דרך אחרת להתקשרות.
  2. תגידו מה אתם רוצים – לא מפתיע לגלות שבישראל, הרבה מהפניות הן בעצם בקשות לקבלת שירותים בחינם. או במילים אחרות "תעשי טובה". לגלות את זה במייל השלישי או הרביעי זה די מעצבן. הציגו את בקשתכם/מטרתכם בצורה ברורה במייל הראשון. זה יקל מאוד על התקשורת. למשל: "אני מעוניין להקים אתר וורדפרס עבור העסק שלי" או "אני רוצה לקבל מידע על שיעורי מחשב למבוגרים". משפט אחד קצר יכול לייעל את התקשורת בהמשך, ולחסוך אי הבנות, כמו במקרה של "אני רוצה לדעת איפה מורידים אנטי וירוס בלי לשלם". ולא, "תני צלצול ונדבר" זו לא פנייה עסקית רצינית.
  3. שימו לב שפרטי ההתקשרות שלכם נכונים – נכון שאפשר לאתר היום אנשים על פי מידע חלקי, אבל אם לא השארתם שם מלא, והזנתם כתובת אימייל שגויה, לא תהיה למקבל ההודעה שום אפשרות ליצור איתכם קשר. עשרות הודעות דואר אלקטרוני עפו אצלי לפח האשפה, פשוט כי לא היה לי למי להשיב.
  4. דברו יפה – כן, אני יודעת שזה קשה לכם. אתם אנשי עסקים ממולחים שיודעים שנותני השירותים הם תולעים קטנות, שיש להתייחס אליהן בבוז. ובכל זאת, מייל שמכיל משפטים ציווי עצבניים כמו "תחזרו אליי מהר!", אפילו בלי איזה "בבקשה" קטן, לא יגרום לאף אחד לחזור אליכם מהר, או בכלל.
  5. הימנעו מסלנג ושגיאות כתיב – "תחזרו אליי בפון" הוא לא משפט לגיטימי במייל עסקי, והוא גם די מביך. כך גם שגיאות כתיב גסות. אם אתם לא בטוחים בכישורי האיות שלכם, השתמשו בבודק איות, שזמין בכל תוכנת דואר או דפדפן איכותי בימינו.
  6. עברי, דבר עברית – אם אתם ישראלים, דוברי עברית, שמבקשים שירות בעברית מדובר עברית אחר – אין שום סיבה שבעולם שתשלחו מייל באנגלית (במיוחד אם האנגלית שלכם אף יותר גרועה מהעברית). הפוזה הזו, של שליחת מייל באנגלית, היא מחלה ידועה בקרב הייטקיסטים וסטארטאפיסטים. הרי יש לכם מקלדת בעברית, המחשב שלכם תומך בעברית ואתם יודעים עברית. אז למה לשלוח מייל עילג באנגלית, במקום להשתמש בשפת אמכם?
  7. הגודל כן קובע – גם בעידן תיבות המייל המסיביות, שליחת חמש מצגות פאוארפוינט בנפח של 10 מגה בייט לתיבה של אדם זר-למחצה היא התנהגות לא מנומסת. בקשו אישור לפני שליחת קבצים גדולים, או השתמשו בשירותי שליחת קבצים גדולים, כמו YouSendIt.

  8. תענו, קיבינימט – אני בהחלט לא מצפה שכולם יישבו על המחשב או הסלולרי 24 שעות ביממה ויענו על כל מייל תוך חמש דקות. גם יום-יומיים זה זמן סביר לתשובה במייל. מה שלא סביר, זה לא לענות במשך שבוע או שבועיים לדואר אלקטרוני. אם אתם לא מסוגלים לנהל את התקשורת ביעילות – אל תשתמשו בערוץ הזה בכלל. כוחו של הדואר האלקטרוני הוא (גם) במיידיות שלו. אחרי שבועיים, להודעה כבר אין משמעות בהרבה מהמקרים. אם אתם נורא עסוקים ואין לכם זמן להתייחס ספציפית למייל, לפחות תכתבו תשובה ותסבירו שאתם עסוקים ושתחזרו לשולח מאוחר יותר.
  9. למי קראת ממי? – עוד לא החלטתי מי חולה במחלה הזו יותר – גברים או נשים. אישית, נראה לי משונה שמישהו יפנה פנייה עסקית למישהו אחר, שהוא לא מכיר, וכבר במייל הראשון-שני יכנה אותו במילות חיבה דוגמת "יקירתי", "חומד", "ממי" וכן הלאה. במקרה הטוב זה מעיד על סחבקיות יתר או חוסר תשומת לב למה שיוצא לכם מהמקלדת, ובמקרה הגרוע זה מעיד על זלזול באדם שאתם פונים אליו.
  10. אנימציות זה לילדים – ואפילו הילדים שלכם חושבים שאנימציות זה לילדים. שליחת מייל עסקי שבתחתיתו יש כלב מקפץ וחייכני או סמיילי חושף שיניים מטריד, לא מוסיפה לכם לתדמית. זה די מביך, למעשה, וזה גם מעצבן את העין. אז לכל אלה שמשתמשים באינקרדימייל – תפסיקו עם זה. אה, וגם דואר וואלה זה לא מציאה גדולה (אבל זה סיפור לפוסט אחר).
  11. גם אם לא מתאים לכם – הגיבו (בנימוס) – מדי פעם אני מקבלת, למשל, פניות של אנשים המחפשים עבודה או נותני שירותים שרוצים להציע משהו. גם אם זה לא רלוונטי או מעניין, אני עונה ומסרבת בנימוס (אלא אם כן מדובר ביחצ"נים מאוסים או ספאמרים או יחצ"נים ספאמרים מאוסים). שלחו לכם מייל מנומס עם שאלה, בקשה או הצעה? שלחו תשובה. זה לא עולה כסף.
  12. מכתוב – השטויות שאתם כותבים היום במייל יכולות לרדוף אתכם גם בעוד כמה שנים. אל תשקרו, אל תגזימו בערך עצמכם או העסק שלכם, אל תפזרו הבטחות שווא, אל תתחייבו לדברים שאתם לא יכולים לקיים ואל תצהירו הצהרות דרמטיות שאתם לא מסוגלים לעמוד מאחוריהן, כמו "אני אחזור אלייך היום". בניגוד לשיחות טלפון או דברים שנאמרו בעל פה, הרבה יותר קשה להכחיש את מה שנכתב בדואר אלקטרוני. אלה אמנם רק פיקסלים, אבל הם כתובים בסלע (או לפחות באיזה שרת).

7 תגובות ל-“המדריך לשולח האימייל העסקי

  1. אני מת לראות את המכתב שהקפיץ לך את הפיוז.

    האמת שגם אני מקבל פניות לא מעטות דרך האתר שלי ותחום העבודה שלנו, גם אם לא מקביל, הוא די משיק ואני לא זוכר זוועות כאלו או אפילו משהו שמתקרב לזוועות האלו. אולי מדובר בגישה שובניסטית?

    • רויטל סלומון

      זה מצטבר, למרות שהיה היום אחד בבוקר שבאמת גרם לי להרים שתי גבות.

      התלבטתי אם לציין את זה בפוסט (שיצא די ארוך גם ככה), אבל בסוף סיננתי – תכל'ס, הרבה מאוד משולחי המייל דרך האתר לא יודעים בכלל אם מדובר בגבר, אישה או חתול, כי הם לא טורחים לקרוא יותר ממילה וחצי. בגלל זה גם שולחים לי מיילים מוזרים שמבקשים שירותים שאני בכלל לא מספקת.

  2. רון

    רויטל, תודה.
    למדתי משהו.

  3. סירו

    היי, פוסט מצויין
    צרי קשר: 555-74637

    ….

    סתם 🙂

    מסכים עם כל מילה וגם סידור מאד נכון של המטרדים השונים.

  4. "בפון"?! איזה קטע. לא הכרתי את זה עד עכשיו. אני כנראה זקן מדי. בגוגל מוצאים את זה.

    ותודה גדולה גדולה על סעיף 6. טוב לדעת שיש עוד מי שחושב כמוני. אנגלית במקום עברית זה כבר גרוע, אבל אנגלית גרועה במקום עברית זה כבר ממש מוגזם. הצרה הנוספת היא שלא לכל מי שיש לו אנגלית גרועה יש עברית טובה…

  5. מסכים עם הכל חוץ מ-6.
    לפעמים לא כדאי לכתוב בעברית כי גם ככה יותר מחצי מהמילים באנגלית, לפרמט, לרסט..

    כן, כן, אני הייטקיסט וסטארטאפיסט (גם מילית באנגלית לא?) וזה ממש לא פוזה, כי הרי אף אחד לא אומר; כרוכית, מרשתת או שח-רחוק (שדווקא כן להגיד אותם נראה לי שיא הפוזה).

    הסיבה העיקרית היא שרובנו עובדים בחברות בינ"ל או לפחות עם אנשים מחו"ל, וממש לא נעים כאשר אתה עושה פורוורד (הרי אף אחד לא אומר "העברה") לגלות שכל הטרד (אף אחד גם לא אומר "תכתובת") בעברית ועכשיו צריך לתרגם הכל..

  6. עמרי

    cקשר ל 6 –
    אצלי בחברה המחשבים לא תומכים בעברית

להגיב על אמיר א׳ אהרוני לבטל

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

You may use these HTML tags and attributes:

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>